Af Frederik C. Boll, adm. direktør Ingerfair & Julia B. Hunt, tidligere chefkonsulent i Ingerfair

 

I første artikel kom vi med de første to ud af fem trin for samskabelsesprocesser med et tydeligt mål, som skal nås. De to første trin handler om at planlægge, hvem der skal mødes om hvad. I denne artikel kommer vi med de sidste tre trin i den målstyrede samskabelse:

• Lad alle finde ind til problemets kerne
• Brug eksperter – også borgerne
• Vær en god facilitator og mediator

3. trin – Lad alle finde ind til problemets kerne fra deres perspektiv

Der er ikke ret mange, som er interesserede i at spilde deres tid. Det er ofte svært at få alle til at deltage og finde formålet aktuelt – også selvom om det handler om vandstandsstigninger og risiko for stormflod.

Første gang i mødes er det opgaven, at lade alle finde ind til problemets kerne – set fra deres synspunkt – ikke dit. Mens samskabelsesprocesser i sin rene form ansporer, at vi sammen skal definere problemet, så ansporer den målstyrede samskabelse mellem civilsamfundet og det offentlige at problemet er defineret på forhånd. Derfor er det vigtigt at arbejde med hvorfor det er et problem.

I vores arbejde i Udbyhøj greb vi det således an, at vi inviterede forskellige eksperter med til det første møde. Vi havde både en indsatsleder fra beredskabsstyrelsen og en fagekspert fra Kystdirektoratet. På hver deres måde hjalp deres vinkler til at gøre problemet tydeligt og aktuelt for alle – vandstandsstigningerne gik fra at være et problem om 100 år (som f.eks. ville kunne løses af næste generationer ved at bygge en sluse) til at være et problem, der kunne indtræffe i morgen, hvis der kommer en stormflod. Det springene punkt på første møde var en lille øvelse vi lavede, hvor vi bad alle om at tage en orange og en gul post-it. På den ene skulle de skrive det, de mente, de selv havde ansvaret for at håndtere (det er faktisk den enkelte grundejers eget ansvar at sikre sig mod vandstandsstigninger – ikke kommunens). På den anden skulle de skrive det, de mente, de kun kunne løse i fællesskab.

Da deltagerne skulle præsentere deres overvejelser, stillede ejeren af campingpladsen sig op, og illustrerede til fulde, hvorfor det ikke er nok, selv at vide hvad man skal gøre. Som han forklarede, så kunne han risikere at have to familier fra Tyskland boende, og hvis vandet kom om natten, så kunne han ikke selv få dem væk – og familierne ville samtidig ikke ane hvad de skulle gøre og hvor de skulle gå hen. Lokalet blev stille, for ingen vil på forsiden af avisen med dén historie. Den lille øvelse åbnede op for refleksioner om flere ting, som borgerne ikke kunne løse på egen hånd. Hvad med de gamle? Hvad med dem, hvis bil ikke vil starte? Hvad med de huse, som ikke er helårs beboet, ved ejerne hvad de skal gøre?

Derfor handler dette trin om, at planlægge første møde således at problemet bliver tydeligt og aktuelt for alle, og gør det synligt, hvorfor det skal løses i fællesskab. Husk at du gerne må stå fast på, at der er et problem, men det skal komme nedefra, at det er et problem. Det skaber energi og lyst til at organisere en indsats.

 

4. trin – Brug eksperter i dine samskabelsesprocesser – også borgerne

Det næste du skal sørge for i processen er, at alle får anledning til at være eksperter på det, de nu engang er eksperter på.

Mange fortalere for samskabelsesprocesser hævder, at man skal tilstræbe ligeværdighed og demokrati i ens proces. Det har vi også selv gjort opmærksom på i vores bog om samskabelse, men det er svært i praksis. Som borgere har vi en tendens til at lytte til og tro på embedsmænd og fageksperternes synspunkter og viden – og vi forventer, de har svaret. Som embedsmænd har vi tillært at imødekomme denne forventning ved at ville vide alt på forhånd. Vi vil være godt forberedt – det forventer borgerne, at vi er.

Når du vil tilstræbe ligeværdighed, handler det ikke om, at borgeren skal vide mere om eksempelvis vandstandsstigninger end dig. Din viden er værdifuld. Når du vil tilstræbe ligeværdighed handler det om, at hjælpe borgerne til at blive eksperter på, hvordan de lever deres liv. Det handler om at lytte – ikke om at give svar.

I Udbyhøj har mange af borgerne boet der i flere generationer. De ved, hvordan det er at bo i Udbyhøj. De ved hvor vandet trænger gennem digerne. De ved, hvilke veje der bliver oversvømmet. De ved, at i deres forældre og bedste forældres tid var der også oversvømmelser. Dengang klarede man det ved at samle sig på første sal i huset. Man havde gummibåde og gummestøvler.

Du skal lytte til borgerne, tage dem alvorligt og handle på baggrund af det, de siger. Men det betyder ikke, at din faglige viden er ligegyldig. Det er jo netop på grund af din faglige viden, du kan rammesætte, hvorfor problemet bliver større eller anderledes i fremtiden. Det skal borgerne lytte til, og det er det, en ligeværdig og demokratisk proces betyder.

I Udbyhøj havde kommunens embedsmand forberedt en ’beredskabsliste’. Her stod gode råd til, hvad man løbende skulle sikre at have på lager: Lommelygter, gummistøvler, plan for flugtveje, førstehjælpskasser, varmt tøj, madrationer mv. Vi sørgede for, at listen blev planlagt for en mindre gruppe af borgerne, som havde påtaget sig ansvaret for at etablere et stormflodsberedskab. Efter lidt snak frem og tilbage med borgerne blev det hurtigt klart, at listen var skudt noget over mål i forhold til borgernes erfaringer. I stedet for at modsætte sig borgernes erfaringer, gjorde embedsmanden det rigtige. Gik i dialog. Brugte sin viden til at forklare, hvad der var vigtigt og hvorfor, og lyttede til borgerne. Borgerne fik herefter ansvaret for at udarbejde en ny beredskabsliste, som de rent faktisk kunne bruge og formidle til byens øvrige borgere. En liste som virker, fordi den er genkendelig og lokal og ikke forfattet langt væk på et kontor.

Derfor skal du planlægge dine samskabelsesprocesser således, at hver gang I mødes, får forskellige personer mulighed for at byde ind med vurderinger, ideer og oplæg. Der skal være tid til diskussion og uenighed. Men du skal huske at sikre fremdrift, så I træffer beslutninger om næste skridt og ansvarsdeling. En god proces er kun en god proces i den målstyrede samskabelse, når du hele tiden sikrer, at der tages et skridt fremad, mod målet.

 

5. trin – Vær en god facilitator og mediator –intet går alligevel som planlagt

Det sidste og gennemgående princip handler om evnen til at facilitere, mediere og omstille sig til situationen. Det gælder ikke bare samskabelsesprocesser. Det gælder sådan set alle processer.

At være en god facilitator i en samskabelsesproces handler om at være ’playmaker’ og spille andre fri. Det vil sige give andre muligheden for at træffe beslutninger, drage konklusioner og aftale næste skridt. En playmaker er altid grundigt forberedt, har øje for forskellige udfald, sætter sig ind i konteksten, deltagerne og forhistorien. Det kræver erfaring.

Du skal være villig til at acceptere de fejl, du begår, og turde sige det højt. Samtidig skal du altid have alternativer på hånden, hvis det du har planlagt fejler. Du skal vide, hvad du gør, hvis du mister 1/3 af tiden i dit program. En god diskussion skal have tid, og når en diskussion går i tomgang eller ikke flytter deltagerne, skal du vide, hvordan du lukker den ned og går videre.

Uanset hvor målstyret din samskabelsesproces er, så underminerer det hele ideen om samskabelse, hvis du rigidt holder fast i den måde, du havde tænkt et møde eller en proces. Derfor ligger kilden til succes i høj grad i din evne som omstillingsparat facilitator.

I Udbyhøj er der ingen af vores møder, der er gået som planlagt. For eksempel oplevede vi på et møde, at en borger tog ordet, satte et PowerPoint show på, og fremlagde sin vurdering af flere kilometers digesikring. Noget han vel og mærke selv havde været ude og undersøge siden sidst. Som dreven facilitator bliver du stadig udfordret af at miste 20% af tiden på noget uventet. Men hvor var det fantastisk, at han gjorde det! Det var ikke så meget det, han sagde. Det var det, at han tog gulvet. Tog over på processen og satte sig selv, sin viden og sit engagement i spil. Engagementet vokser bedre blandt medborgere end mellem deltagere og et par konsulenter fra København.

Det var et bud på fem trin i en målstyret samskabelsesproces. Det kan virke, også med deadlines og styringsredskaber der presser sig på. Det vigtige er, at du kigger dig selv i spejlet og siger ”Ja, jeg er klar til at se min egen utilstrækkelighed i øjnene”, og så er det vigtigt at du aldrig må tabe af målet med samskabelsen af syne.