Af Frederik C. Boll, adm. direktør Ingerfair & Julia B. Hunt, tidligere chefkonsulent i Ingerfair

Over de næste to artikler præsenterer vi en fremgangsmåde i 5-trin for en samskabelsesproces, som kan bruges, når der er et tydeligt mål, som skal nås og en defineret gruppe mennesker, som skal arbejde sammen for at nå det mål. Det er en fremgangsmåde for en samskabelsesproces, vi blandt andet anvender i byen Udbyhøj, der er udfordret af vandstandsstigninger.

Byen, der dratter i vandet

Udbyhøj har et problem! Vandstandsstigninger som følge af klimaforandringer gør, at ejendom, værdigenstande og ikke mindst menneskeliv er på spil. Udbyhøj ligger ud til Randers Fjord omtrent 30 minutters kørsel fra Randers by. Her bor ca. 180 mennesker. Mange Udbyhøjborgere er 2. eller 3. generations beboere. Nogle bor i byen, mens andre er landmænd i området omkring Udbyhøj. Byen har mistet sin købmand, men den har stadig en campingplads og en nyligt renoveret havn.

Udbyhøj er en del af Vandkants Danmark – bogstavelig talt. For det er sådan, at klimaforandringerne truer Udbyhøjs eksistens. Over de næste 100 år vil vandet ifølge beregningerne stige så meget, at byen ikke længere er beboelig. Det kan være svært at forholde sig til noget, som først sker om 100 år. Men allerede nu er byen truet af risikoen for det, der kaldes en 100-års-storm. En stormflod tilsvarende den, der bl.a. ramte Roskilde Fjord tilbage i december 2013.

I sådan et tilfælde er byen forsvarsløs. Digerne er ikke stærke nok på hele strækningen rundt om byen. Borgerne er ikke organiserede. Der mangler evakueringsplaner. Mange af husene er sommerhuse eller fritidshuse, mens andre står tomme, og det er usikkert for Beredskabsstyrelsen, hvilke huse der skal prioriteres i tilfælde af oversvømmelse. Alt i alt er der mange udfordringer og ikke som sådan nogen ’løsninger’ på selve problemet. Det der er, er muligheder for at stå sammen om håndteringen af de ting, som løses bedst i fællesskab.

 

Fem trin i en samskabelsesproces i Udbyhøj

Det er den enkelte grundejers eget ansvar at sikre sin ejendom mod f.eks. en stormflod, men i dette tilfælde har Randers Kommune besluttet, at den, i samarbejde med byens borgere, vil finde en løsning på problemet. Vores opgave er, at planlægge og facilitere disse møder mellem kommunen og borgerne. Målet er, at de i fællesskab finder en række løsninger på vandstandsstigningen. Det er samskabelse – ikke i sin rene teoretiske form – men i den form, som den ofte tager i virkeligheden. I denne artikel forklarer vi de 2 første af de 5 trin i den målstyrede samskabelsesproces.

 

1. trin – planlægning: Hvad skal vi mødes om, og hvordan?

Samskabelse i sin rene form fordrer, at en gruppe mennesker (gerne med forskellige fagligheder, berørte medborgere osv.) i første omgang mødes omkring en problemstilling for at diskutere: ’Hvad er problemet egentlig?’. Eksempelvis bandekriminalitet. Hvad er problemet egentlig? Hvis du spørger en mentor eller SSP-medarbejder får du ét svar, spørger du en politiker på venstrefløjen, får du et andet, spørger du et bandemedlem for du et tredje svar, spørger du kioskejeren i området et fjerde osv.

Det er bare sådan, at vandstandsstigninger ikke på samme måde lader sig diskuterer. Det er et mere observerbart problem – spørgsmålene er nærmere: hvor stort et problem er det blandt dem, det berører? Og hvad kan vi gøre ved det?

Derfor griber vi begyndelsen på en samskabelsesproces anderledes an, end vi plejer at gøre For det første indser vi, at mange borgere og landmænd i Udbyhøj har boet der hele deres liv. Det har deres forældre og bedsteforældre også. Derfor har disse mennesker en unik viden om, at bo og leve i Udbyhøj – side om side med naturen. Denne erfaring om det levede liv i Udbyhøj er en styrke, men den kan også give blinde vinkler, hvad angår nye fremtidsscenarier, hvor naturen ikke opfører sig, som den altid har gjort.

For det andet sætter vi os fra begyndelsen grundigt ind i de løsningsscenarier, som allerede findes på sådanne problemer. Der er tre kendte løsningsscenarier. Det ene er at bygge en sluse, der kan skærme Randers Fjord ved kraftige vandstandsstigninger – et projekt som staten skal finansiere, da det hurtigt beløber sig til 4 mia. kr. Det andet løsningscenarie er at sikre digerne (bygge dem kraftigere og højere mange steder) langs Randers Fjord – i alt en strækning på ca. 122 km, med en pris på op til 6.000 kr. pr. løbende meter. Det sidste løsningsscenarie er at organisere borgerne, så de ved, hvordan de skal agere og håndtere situationen under en stormflod.

 

Start med det i kan gøre nu og her – gem drømmene til senere!

På forhånd vidste vi, at der var nogen i projektet, som gerne ville arbejde for en sluse – både blandt borgerne i Udbyhøj og blandt ansatte i kommunen. Det er bare sådan, at horisonten på at få en sluse, skulle det lykkes at overbevise politikerne på Christiansborg, er 30 år. Når den mindst realistiske løsning på et meget tydeligt problem vælges, kan det tolkes således, at problemet ikke rigtig er et problem i borgernes øjne, fordi det først er en realitet om 30 år.

Når du arbejder med en samskabelsesproces, vælger du typisk en metode, der åbner op for en masse ideer og forslag – eksempelvis fremtidsværkstedet eller Open Space. I vores tilfælde er vi meget mere styrende omkring både emner for de enkelte møder og rækkefølgen på dem. Hvis vi starter med at tale om at få en sluse, skaber vi et ønskescenarie, som først kan blive realiseret om 30 år. Det er nemt at tale med på, for det er ikke noget borgerne selv skal gøre.

Det er ikke sådan, at vi er modstandere af at tale om ting, som er svært lade-sig-gørlige. Det er bare sådan, at du bedst skaber energi og engagement i en gruppe, når folk er berørte, og har et reelt behov for at arbejde sammen. Og uanset om borgerne og kommunen ønsker en sluse, bedre diger og/eller stormflodsikring, så kræver det, at de kan arbejde sammen – ikke blot lige nu og her, men også over tid. Desuden er der menneskeliv på spil, hvis Udbyhøj bliver ramt af en stormflod.

Vi beslutter derfor at tilrettelægge en proces med 3 tematiserede møder. Hvert møde havde et løsningsscenarie som tema. Men vi vælger at sætte møderne op således, at vi starter med det borgerne og kommunen kan gøre ’nu og her’ – hvad gør vi, når vi bliver ramt af en stormflod? Det næste møde fokuserer på dige-sikring, og det sidste møde handler om slusen.

Uanset hvilken problemstilling du arbejder med, så er din planlægning afgørende. Før du vælger metodiske greb, skal du spore dig ind på: ’Hvordan forstår dem, der skal involveres i processen problemet og løsningerne?’ Husk at det er ikke en metodes imperativ om nyskabelse, kreativitet eller åbenhed, som afgør din planlægning. Det er målet og de mennesker, du skal føre derhen, som præger designet af proces og metode.

 

2. trin – find de rette deltagere: Start stort og lad folk drysse fra.

Tænk på det sådan her. Din opgave i en samskabelsesproces er at skabe et tillidsfuldt rum, hvor mennesker føler sig trygge nok til at turde udfordre hinanden, komme med skøre ideer, lave fejl eller på anden måde vise sider af dem selv, som de normalt holder igen med overfor mennesker, de ikke kender så godt. Du er sådan set i gang med at opbygge en gruppes dynamik.

Vi møder tit spørgsmålet: ’Hvornår ved jeg, at jeg har inviteret alle de rette personer med i min samskabelsesproces?’ Svaret er selvfølgelig, at du aldrig får alle med. Enten fordi de ikke gider, eller fordi du slet ikke er opmærk på, at også den og den person kan bidrage til processen. Ofte er det sådan, at du tænker, at du starter småt med dem, du kender, og beder disse mennesker om at pege på andre, de mener også skal være med. På den måde vokser en gruppe hurtigt fra 5 til 10 og fra 10 til 20 personer osv.

Denne tilgang til samskabelse har den udfordring, at det aldrig rigtig stopper, fordi selektionskriteriet for at deltage bliver kendskabet til og berøring med problemet. Alle kan bidrage. Prøv i stedet at betragte samskabelsesprocessen som udviklingen af gruppedynamikken blandt en gruppe mennesker – fra det første møde til at blive en selvkørende og handlekraftig gruppe eller grupper.

Når du arbejder med gruppedynamik, er du opmærksom på, at gruppen bevæger sig gennem fem forskellige faser. Den første fase, startfasen, hvor alle viser en god side af sig selv, og alle forsøger at undgå uenighed og konflikt. Den anden fase hvor gruppens medlemmer udfordrer hinandens ideer og forståelser af problemet. Den tredje fase hvor gruppen oplever at have et fælles mål og samarbejdsrutiner. I den fjerde fase – præstationsfasen – har du skabt en velfungerende gruppe, og i den femte fase – afskedsfasen – afslutter gruppen dens arbejde, og alle går hver til sit igen (læs mere om selvkørende grupper i vores bog Sådan leder du frivillige.

Når der er en kontinuerlige udskiftning af gruppens medlemmer, fordi nye skal med, mens andre springer fra, så fastholder du ’gruppen’ i den første fase, hvor alle er høflige over for hinanden og ikke bringer kontroversielle emner på banen – herunder nye, skøre, sjove og skæve ideer. Simpelthen fordi de er bekymret for, hvordan de andre opfatter dem.

Når du planlægger og driver en samskabelsesproces, er du interesseret i at skabe rum for uenighed og udfordring, så du kan flytte gruppen fra de første to faser mod tredje og muligvis fjerde fase, hvor gruppen er velfungerende og selvkørende.

I Udbyhøj går vi derfor til værks på den måde, at vi starter bredt. Mange borgere er inviteret til et første borgermøde om problemet med vandstandsstigningen. På dette møde bliver borgerne bedt om at pege på de mennesker (repræsentanter), de har tillid til eller på anden vis mener, er vigtige for den videre proces. På det næste møde kommer der omkring 20 personer, lidt under halvdelen af hvor mange der kom på det første. Og på det følgende møde kommer kun omkring 12 personer.

For nogle kan dette virke som et faresignal: ’Åh nej, der er ikke opbakning til samarbejdet eller processen’. Vi ser det derimod som et udskillelsesløb, hvor vi søger, at sidde tilbage med en handlekraftig og engageret kerne af dem, der vil og kan gøre noget ved problemet. Du skal være opmærksom på, at når du driver en samskabelsesproces, så driver du også, om du vil det eller ej, en gruppedynamisk proces.

Mange hævder ofte, at samskabelse skal være en demokratisk proces forstået således, at alles bidrag skal tages i betragtning. Derfor skal du naturligvis forsøge at give så mange relevante personer som muligt invitationen til at deltage. Men målet er ikke, antallet du involverer. Målet er, at du skaber løsninger på det givne problem. Mange mennesker giver ikke nødvendigvis bedre løsninger, mens en mindre gruppe mere effektivt kan definere problemet, løsningerne og sætte sig for at gøre noget.

Vores anbefaling til en vellykket samskabelsesproces er derfor: start stort og lad folk drysse fra, så du har en gruppe af engagerede mennesker tilbage.