Af konsulent i Ingerfair, Lasse Petersen

For at fastholde de frivillige i organisationer og foreninger skal der meget mere fokus på fastholdelse, og de elementer der ligger derunder, og der skal bruges mindst lige så meget krudt på fastholdelse, som på rekruttering.

 

Jeg tager i denne artikel fat på 5 emner, som er vigtige at beskæftige sig med, når man har ansvar for frivillige.

1# Hvorfor er fastholdelse så vigtigt?
2# Den gode modtagelse og inddragelse af frivillige øger trivslen
3# Gode relationer og fællesskaber forlænger de frivilliges arbejdsindsats
4# Brug anerkendelse som et redskab
5# Drop keyhangers og dyr rødvin

 

#1 Hvorfor er fastholdelse så vigtig?

I Ingerfair har vi fornyeligt afsluttet en TRAVL-undersøgelse om de frivilliges trivsel og motivation. Mere end 400 frivillige fra over 20 forskellige organisationer har svaret på undersøgelsen.

 

Vores foreløbige tal viser bl.a. at:

Over 90% af de frivillige svarer, at de enten i meget høj grad eller i høj grad oplever, at de ansatte, i organisationen de er frivillig i, i almindelighed stoler på de frivillige.

En fjerdedel af de frivillige svarer, at de i nogen grad oplever, at nogle frivillige bliver favoriseret frem for andre i den organisation, de er frivillig i.

Næsten 10 % oplever i høj grad, at nogle frivillige bliver favoriseret frem for andre.

Der er både meget positive ting at finde i undersøgelsen, men også noget der helt sikkert kan forbedres ude i organisationerne. Bl.a. er der brug for et øget fokus på fastholdelsesdelen af de frivillige.

I denne artikel vil jeg dykke ned i de metoder, som virker godt til fastholdelse af frivillige. Vi kommer både omkring, hvad der motiverer frivillige, og hvordan du, som eksempelvis leder af frivillige, kan bruge det i hverdagen. Vi kommer omkring, hvorfor relationer mellem frivillige og medarbejdere/frivillige ledere er rigtig vigtige at arbejde med, og hvordan du skaber en systematik i dit arbejde med at fastholde frivillige, så det ikke bliver en brandsluknings-indsats, du gør, når du er bekymret for, at de frivillige forsvinder. Derudover kigger vi også ned i undersøgelsens spændende fund om trivsel og motivation.

 

At være Palle alene i verden i et indkøbscenter

Først vil jeg, som leder af frivillige, fortælle om mine egne erfaringer med fastholdelse af frivillige, og hvorfor netop fastholdelses-delen er så vigtigt for en forening/organisation og deres frivillige.

Forestil dig et super flot indkøbscenter med pæn facade og kæmpe svingdøre i indgangspartiet. Forestil dig at du bliver draget ind imod disse døre, da centret virker indbydende indvendigt med gode butikker og lækre restauranter, som du bare må besøge. Alle steder er der reklamer med tilbud, du ikke kan sige nej til, og dine forventninger stiger i takt med, du går igennem svingdøren. Alt ser rigtig godt ud, indtil døren er helt åben, for pludselig føler du dig som ”Palle alene i verden”. Ingen butikker har åbent alligevel, der er ingen mennesker, du kan spørge om hjælp, og den information du finder i indkøbscentret, er ikke opdateret og derfor ikke længere relevant. Det eneste du har lyst til, er at gå ud igennem svingdøren igen. For du står blot med følelsen af, at intet stod mål med dine forventninger, og at du blot er glad for, at du let kan komme ud igennem svingdøren igen.

Billedet på indkøbscentret kunne lige så godt være billedet på en organisation eller forening, som er super dygtig til at rekruttere nye frivillige og bruger alle de rigtige metoder til at fange deres opmærksomhed – faktisk så gode at mange tilmelder sig og møder op. Udfordringen er blot, at næste step, ”fastholdelse”, ikke er prioriteret højt nok, og frivillige derfor hurtigt forlader stedet igen.

 

Hvorfor forlader de frivillige min butik?

Beskrivelsen ovenfor med indkøbscenteret er desværre noget, jeg i billedlig forstand selv har prøvet at stå i – ikke som ”kunde” men som ”butikschef”. På den hårde måde har jeg tidligere oplevet, hvor svært det har været at fastholde frivillige, fordi de frivillige i de givne situationer havde mange forskellige forventninger, holdninger og måder at arbejde på, og mit fokus var at få så mange frivillige ”ind i butikken” som muligt. Da jeg på daværende tidspunkt ikke forstod, hvorfor de frivillige hurtigt forlod min forening igen, efter de var kommet ind, måtte jeg dykke ned i problemet og finde en løsning.

Vi, i ledelsen i foreningen, udarbejdede derfor et spørgeskema til alle frivillige, nye som gamle. Her spurgte vi blandt andet ind til, hvorfor de frivillige overhovedet var frivillige, hvad vi i ledelsen kunne gøre bedre for dem og hvilke ting, de savnede hos os. Det blev en miniundersøgelse af vores trivsel, som jeg var dødsens bange for at sende ud, da jeg jo nok godt vidste, at der ville komme noget kritik tilbage. Og ganske rigtigt, der kom en del kritik tilbage, men heldigvis noget vi kunne bruge til noget. F.eks. fandt vi ud af, at vores modtagelse af frivillige simpelthen var en mangelvare. De fleste frivillige følte heller ikke, de blev set eller hørt efter den ellers så gode rekrutteringstale, de fik. Der var også kritik af synligheden fra bestyrelsen/ledelsen i hverdagen, og nogle frivillige mente, at der manglede sociale aktiviteter.

 

Svingdøren gøres troværdig og ikke til en flugtvej

En del af resultaterne fra spørgeskemaet var vi godt klar over ville komme, men enkelte var faktisk chokerende at se, da det var noget af det, vi ellers syntes, vi var så gode til. Vi i ledelsen måtte i arbejdstøjet og kigge hele ”fastholdelses-delen” i vores forening igennem og nedsatte en gruppe til at styre den proces. Vi fik nogle af de konstruktive frivillig-kritikere med i gruppen og indførte over en kort periode helt nye metoder i vores arbejde med frivillige, som i dag har sikret os, at vores nye frivillige ikke længere ser svingdøren som en hurtig flugtvej ud af vores ”indkøbscenter”. Vores frivillige bliver nu i langt højere grad indenfor i vores center.

 

2# Den gode modtagelse og inddragelse af frivillige øger trivslen

Når din rekrutteringsplan er velfungerende, kommer der nye frivillige i foreningen, og det kan for de fleste ske hele året rundt. Hvis de frivillige får en god modtagelse, siger min erfaring mig, at de hænger ved i foreninger i længere tid end dem, som ikke får en ordentlig modtagelse.

Den rette og gode modtagelse for den enkelte forening og organisation er svær at definere i en artikel, da der findes rigtig mange forskellige foreninger og organisationer og mange forskellige frivillige. Derfor vil jeg ikke komme med en slavisk fremgangsmåde for den gode modtagelse, men tre små vigtige delelementer der kan bruges i det daglige arbejde.

 

Forventningsafstemning

Før samtalen (i rekrutteringsmaterialet), under samtalen og efter samtalen med den frivillige er det vigtigt at få afstemt forventninger fra foreningen til den frivillige og også omvendt.
Det er alfa omega, at vi har sat den frivillige ind i, hvad der forventes af rollen, de skal påtage sig. Så kan vi senere ved eventuelle konflikter eller uoverensstemmelser se tilbage og referere til forventningsafstemningen og se på, hvordan det frivillige arbejde foregår, hvordan fællesskabet fungere etc.
De frivillige skal også have tiden til at reflektere over hvilke forventninger, de har til udførelsen af opgaven. Her kan der måske også opfanges misforståelser allerede inden, den frivillige begynder på sin tjans. Forventningsafstemning kræver tid og forberedelse, men kommer tifoldigt igen.

 

Mentor/buddy

Efter en god introsnak og en forventningsafstemning har den frivillige fået en del informationer og skal nu i gang med at udføre sin opgave.

Det er ikke utænkeligt, at den frivillige kan føle sig lidt forvirret, overvældet eller nervøs for den første periode med sin nye opgave og kan have brug for hjælp. Ved at udpege en mentor/buddy (eller hvad I ønsker at kalde personen), sikre du, at den frivillige ikke står helt alene, og at de altid kan finde hjælp internt. De fleste erfarne frivillige har lyst til at lære fra sig, og opgaven som mentor/buddy kræver ikke en yderligere uddannelse, men blot en god snak med den nye frivillige om, hans/hendes ønsker og behov.
For at få det bedste resultat med en buddyordning, er det en god ide, at lederen introducerer de to personer for hinanden og hjælpe dem godt i gang.

 

Opfølgning på opstarten

Under forventningsafstemning eller introsnakken med den nye frivillige er det en god ide, at der aftales en opfølgningsdato med det samme. Et opfølgningsmøde der udelukkende skal omhandle den frivilliges trivsel og opstart i foreningen eller de nye opgaver, den frivillige er sat til at udføre. Den frivillige kan nu med ro i maven vide, at han/hun har en mentor/buddy at læne sig op ad, og ledelsen følger også forløbet nøje.
Er den frivilliges opgave kortvarig, bør samtalen planlægges kort tid efter igangsættelsen af opgaven. Strækker opgaven sig over 6 måneder eller længere, kan samtalen der imod godt vente 2-3 måneder. Disse samtaler kalder jeg 1-1 samtaler og kan med fordel afholdes med alle frivillige på hvert deres niveau.

 

Inddragelse i foreningen/organisationen

Idet vi starter hele den frivilliges velkomst med forventningsafstemning, hvor vi også spørger ind til den frivilliges forventninger, starter vi også godt ud med inddragelsesprocessen. At inddrage de frivillige i beslutninger, arbejdsprocesser, nytænkning etc. har stor betydning for den fremtidige implementering og trivsel i foreningen. Hvis de føler sig inddraget, kommer nye tiltag ikke bag på dem og kan derfor hurtigere blive en del af hverdagens rutiner. Samtidig ”vokser” de frivillige, når vi spørger indtil deres mening og holdning og lytter til og drager nytte af deres input til en given opgave eller problemstilling.
Den systematiske inddragelse findes nok ikke, men forsøg altid at høre de frivilliges mening når:

• Gamle rutiner skal finpudses
• Nye ideer skal udvikles
• Foreningen/organisationen overvejer at gå i en anden retning

Flere foreninger og organisationer har, med stor succes, afholdt gode faciliterede innovationsaftener, hvor de frivillige har kunnet komme med inputs til fremtiden, ideudvikling af nye metoder etc. Vigtig for succesoplevelsen er, at rammerne er tegnet op, og at de frivilliges input og indsats ikke bare er et spil for galleriet, men at de faktisk bliver lyttet til og brugt til noget. Inddragelse kræver også at bestyrelsen/ledelsen skal turde give slip og internt finde ud af, hvad man godt kan inddrage de frivillige i.
Når ledelsen/bestyrelsen laver den gode modtagelse af frivillige, giver slip på opgaverne og inddrager de frivillige, så skabes der samtidig gode relationer og fællesskaber i foreningen. Det kapitel tager jeg hul på i næste kapitel.

 

3# Gode relationer og fællesskaber forlænger de frivilliges arbejdsindsats

 

Hvem er vores frivillig i dag?

Vi ønsker alle, at de frivillige er i vores respektive forening eller organisation i mange år, og kun bruger deres frivillig-kræfter netop hos os. Virkeligheden er dog en anden, og tendenserne peger også den modsatte vej. Frivillige er nemlig blevet mere flygtige og ”shopper” mere rundt i foreningerne, da frivilligheden for mange er blevet mere situationsbestemt.

Som mennesker gør vi det, der giver mest mening for os lige nu og her, og det kan hurtigt ændre sig. Et eksempel kunne være den travle familie med to børn; begge forældre vil gerne være frivillige og prioriterer tiden i børnenes institution som kontaktforældre og i idrætsforeningen som gymnastikinstruktør. Når børnene forlader institutionen og begynder i skole, flytter forældrenes interesse over i skolens forældregruppe, og hvis børnene skifter idrætsgren, flyttes forældrenes frivillighed også her.
Et andet eksempel kunne være pensionistægteparret; begge parter har arbejdet i lokale virksomheder, og har også været meget aktive i de lokale fagforeninger. Men efter de begge er gået på pension, lægges deres interesser og frivillig-kræfter nu i campingpladsens bestyrelsen og i den nyoprettede strikkeklub.

 

Vores frivillig er kun til låns

Det er væsentligt at forstå, at de frivillige kun er til låns, og at de til hver en tid kan gå andre veje eller stoppe. Derfor skal vi sørge for, at de har det godt, mens de er der, for det gør chancerne større for, at de bliver længere. Der er to ting, der kan kigges på, når vi snakker fastholdelse af frivillige i lang tid, og det er fællesskaber og relationer.

 

Fællesskabet som fastholdelse

Lad os starte med fællesskaber. Umiddelbart er det nemlig ofte ikke fællesskaberne, der i første omgang er grunden til, at de frivillige vælger at blive frivillig i en forening eller organisation, men det er der imod ofte dem, der på sigt afgør, om de frivillige bliver hængende.
De fleste begynder det frivillige arbejdet pga. den gode sag, fordi de bliver opfordret, eller en god kammerat er med i forvejen. Fællesskabet, de frivillige bliver inviteret ind i, er derfor vigtigt, og det er ret forskelligt, hvad den frivillige sørger. Derfor kan det deles op i 3 slags:

 

Det professionelle fællesskab:

• De frivillige omgås kun i forbindelse med opgaverne.
• De frivillige opfatter samarbejdet som et kollegialt forhold.

Det kammeratlige fællesskab:

• De frivillige mødes også uden for det frivillige arbejdsrum.
• De frivillige deler personlige oplevelser og livshistorier.

Sagsorienterede fællesskab:

• De frivillige diskuterer sagens vigtighed, når de mødes.
• Ofte er det lokale eller globale begivenheder i relation til sagen, som er omdrejningspunktet i fællesskabet.

For at den frivillige skal kunne se sig selv i fællesskabet, skal man i min verden, give plads til netop alle tre slags frivillig-fællesskaber i en forening/organisation.

 

Det kræver tid og sociale ressourcer at opretholde fællesskaber og dyrke relationen mellem mennesker, men det er nødvendigt for at fastholde frivillige på den lange bane.
Sociale aktiviteter som en kageordning, julefrokost, en tur i skoven, mandags motion, papkassemøder, den uformelle kaffe på gangen, sommerfest eller hvad i nu finder på skaber gode relationer mellem jer og de frivillige. Aktiviteterne kan også skabe relationer mellem de frivillige, og det bør der også være fokus på. Små fælleslege til aktiviteterne, hvor de frivillige ex. skal snakke med andre frivillige, skaber relationen på kryds og tværs, uden at det bliver anmassende. Vigtigt er det at have lidt med for alle, så alle frivillige føler sig lige inkluderet i fællesskabet.

 

Den frivillige skal anerkendes for sit arbejde

Udover at gøre plads til forskellige frivillige, der søger forskellige fællesskaber og skabe gode relationer imellem dem, kommer vi ikke uden om også løbende at tale om anerkendelse. Det sætter næste artikel fokus på.

 

4# Brug anerkendelse som et redskab

Personligt er en af mine største udfordringer i mit frivilligarbejde at sikre mig, at alle mine frivillige er motiveret, bliver hørt og set og bliver anerkendt for det arbejde, de laver. Det er ikke alle frivillige, jeg ser lige meget eller har lige tæt kontakt med, og det kan derfor være svært at vide, hvordan de bliver motiveret. I Ingerfair arbejder vi med fire anerkendelsesteknikker, og de har gjort mig meget klogere på de muligheder, jeg har for løbende at holde motivationen højt hos de frivillige.

Ejerskab:

Handler om at give de frivillige mulighed for at definere eller påvirke retningen

Ansvar:

Handler om at give de frivillige ansvar og udvise tillid til deres løsning

Resultatorientering:

Handler om at synliggøre og værdsætte det målbare, som de frivillige opnår

Påskønnelse:

Handler om at se de enkelte frivillige og sætte pris på, hvem de er, og hvad de gør.

 

I vores nyreviderede bog Ledelse af frivillige, sætter vi meget mere fokus på dette i afsnit 3.

Disse fire teknikker skal bruges rigtigt. Det er meget forskelligt, fra frivillig til frivillig, hvad de har behov for og der skal derfor spørges meget ind til personens ønsker for sit eget frivillige arbejde. Nogen frivillige ønsker ansvar og ejerskab, og nogen er godt tilfreds med ”blot” at blive påskønnet deres indsats som frivillig.

Det første skridt tages allerede ved forventningsafstemningen (læs afsnit 2 i denne artikel). Jo bedre du kender dine frivillige, jo bedre kan du vurdere, hvilken teknik der bør anvendes. Ejerskab og ansvar skaber motivationen på den lange bane, hvor resultatorientering og påskønnelse er et godt skulderklap, der skaber glæde hos de frivillige nu og her.

At omsætte disse fire teknikker til hverdagens rutiner tager noget tid og nogle ressourcer at implementere. I mit arbejde med frivillige begyndte jeg selv med at lave et skema over mine frivillige og kategoriserede dem i ovenstående fire punkter, ud fra hvad jeg mente, motiverede dem og lavede noter ud fra hver, i forhold til hvilken aktion, jeg havde udført. Derefter brugte jeg listen til at se, om jeg havde brugt tid på den enkelte frivillig, eller om jeg måske havde forsømt personen. Denne liste er for mig et systematisk kontrolskema, der giver mig overblik og ro.

I større foreninger og organisationer med mange hundrede frivillige, kan et skema måske virke uoverskueligt, og bør derfor kun laves på de tætteste frivillige, evt. dem med mest ansvar. Derfra kan hver enkelt leder sagtens lave et på sine egne frivillige.

I næste afsnit kigger jeg på, hvorfor vi skal droppe den gode flaske rødvin som den primære gave til frivillige i forhold til at fastholde personen.

 

5# Drop keyhangers og dyr rødvin

Når jeg åbner nederste skuffe i mit garderobeskab, ligger der ikke mindre en 14 T-shirts og poloer fra forskellige frivillige foreninger, jeg har været og stadig er tilknyttet til, samt en del keyhangers og kasketter. De fleste af tingene har jeg selv været med til at udvikle, købe og få trykt på, da jeg indtil fornyeligt mente, at disse ting var med til at fastholde de frivillige. Mine frivillige er da også blevet glade for de forskellige gaver – men kun kortvarigt.

Vores TRAVL-undersøgelse har sat fokus på ”anerkendelsesformer”, og resultatet har talt sit tydelige sprog; mange andre anerkendelsesformer kommer før T-shirten, keyhangeren, den gode rødvin fra vinhandleren eller hvad det nu er, vi ”plejer” at købe til vores frivillige. Nedenfor går jeg i dybden med 3 af emnerne, der vægtes højere end gaver/blomster på mærkedage.

 

Der bliver sagt ”tak for i dag”

Noget så simpelt som et ”tak for i dag” ligger helt i top. Helt almindelig høflighed er, ifølge vores undersøgelse, den anerkendelsesform, som vægtes højest, og det bekræfter mine mange års erfaringer fra foreningslivet også. De ledere, jeg har oplevet, der har fået størst succes, er i bund og grund nogle rigtige flinke personer, som forstå at behandle deres frivillige ordentligt. At sige tak med et håndtryk og et kram (vent lige lidt med dette en periode endnu…) samt have øjenkontakt med den, man taler med, kan ikke erstattes af en sms, mail eller det gode Facebookopslag. Det er en god ide at prioritere ”tak for i dag” til de frivillige, for den gode følelse de går hjem med forbliver i kroppen og omdanner sig til gode historier om organisationen/foreningen, som bliver delt med venner og bekendte.

 

Sociale arrangementer

Fællesskabet har de seneste år været i fremgang i hele forenings-Danmark, og vores TRAVL-undersøgelse bekræfter da også, at vi gerne vil se andre frivillige via sociale arrangementer. Det er svært at læse ud fra besvarelserne i undersøgelsen, om det er den store sommerfest eller den lille hyggelige aften i organisationens/foreningens lokaler, der trækker allermest. Men vi kan konstatere, at de frivillige vægter sociale arrangementer højt, og at det skal være en høj prioritet fremover for at fastholde frivillige.

 

At der er tid til en kop kaffe

Førhen i en travl hverdag kunne det virke svært at finde tid og overskud til snak og hygge, i hvert fald for en person som mig, hvor tingene en gang i mellem gik lidt stærkt. Det var ikke fordi, jeg ikke ville tage en snak eller drikke kaffe med de dejlige frivillige, det kunne for mig bare virke som spild af tid. Heldigvis blev jeg klogere og fandt ud af, at frivillige var forskellige og mange havde et behov for en god og uforpligtende snak over en kop kaffe.

Vores TRAVL-undersøgelse viser, at behovet for en snak vægtes højt blandt de frivillige, faktisk vægtes dette lige så højt som kurser og faglige indlæg.

Investeringen og prioriteringen i brugen af netop disse anerkendelsesformer kommer mange gange igen hos frivillige, der trives i organisationen/foreningen, da de nemlig så bruger langt flere timer over en længere periode i deres frivillige arbejde.

Ved at bruge tid på fastholdelse og med hjælp fra metoderne i de sidste 5 artikler, er du også godt i gang med at opbygge en sund kultur, hvor vi værdsætter de frivilliges arbejde på flere plan.

 

”Fastholdelse af frivillige” er ikke kun er én ting.

Vores TRAVL-undersøgelse og vores mange års erfaringer med emnet viser, at fastholdelse er mere end et skulderklap og en takkemail. Det er mere end den gode flaske rødvin til runde fødselsdage, og det er mere end den gode velkomst i foreningen. Fastholdelse er en kombination af netop de redskaber, der motiverer dine frivillige i din forening/organisation, som disse kan variere fra frivillig til frivillig og fra tid til anden.

Hele arbejdet med fastholdelse skal prioriteres højt og skal vedligeholdes løbende for at opnå den gode kultur og et fællesskab, hvor trivsel er i højsædet.

 

Dette skal du tage med fra denne artikel:

• Fastholdelse skal prioriteres lige så højt som rekrutteringsindsatsen
• Undersøg løbende trivslen i foreningen
• En tydelig forventningsafstemning forhindrer fremtidige konflikter
• Inddrag frivillige så tit som muligt, når det giver mening
• Vær skarp på det fællesskab du inviterer de frivillige ind til
• Sociale aktiviteter kan bruges til at skabe relationer på tværs
• Ingen frivillig er ens og skal derfor anerkendes forskelligt
• Supervision, gave/blomster på mærkedage og merchandise ligger i bunden af ønskelisten
• Den højst vægtet anerkendelsesform er; ”der bliver sagt tak for i dag”

 

Læs hele vores TRAVL-undersøgelse om kortlægning af frivilliges motivation og trivsel