I Ingerfair støtter og rådgiver vi en bred vifte af frivillige organisationer bl.a. om uklarhed og konflikter i rollefordelingen i deres organisation.

Med støtte fra Velliv Foreningen er vi lige nu i gang med et dybdegående projekt, hvor vi frem til efteråret 2024, skal arbejde med mental sundhed i fem frivillig organisationer. Vi skal bl.a. finde gode veje til at håndtere det vilkår, at frivillige er en essentiel del af foreningens måde at gøre en forskel på, og samtidig opretholde det sunde psykiske arbejdsmiljø for ansatte.

Projektet skal resultere i praksisnære metoder til at styrke arbejdsmiljøet, som andre frivillige organisationer også kan gøre brug af.

Alt står ikke på linje, opgaver skal prioriteres

Et af de punkter, vi ser som en udfordring i organisationerne, og som fører til rolleuklarhed og tidspres er, at der ikke bliver prioriteret i opgaver, men alt – daglige opgaver, projekter, strategiske indsatser mm. – bliver set på som lige vigtige. At alt står på linje.

Et eksempel på dette kunne være en mindre frivillig organisation, som er afhængig af fondsprojekter også for at kunne beholde medarbejdere over længere tid.

Tit er der overlap i fondsprojekter, hvilket betyder, at man ex. som frivilligkoordinator kommer til at kæmpe om de samme frivilliges tid. I de situationer er det vigtigt, man som medarbejder eller leder er god til at prioritere i opgaverne, der ligger i de enkelte projekter.

Det er naturligt, at der kan være spidsbelastninger i organisationer men uden en samtale og afklaring om, hvilke opgaver der er de vigtigste, bliver det i stedet overladt til den enkelte medarbejder eller frivillige at prioritere i sine arbejdsopgaver. Dette kan skabe en følelse af usikkerhed og utilstrækkelighed hos den enkelte.

Værn mod rolleuklarhed og tidspres i en strategiproces

Et andet områder, der kan skabe en følelse af usikkerhed og utilstrækkelighed, er i udarbejdelse af strategiprocesser.
Strategiprocesser er for det meste noget både hovedbestyrelsen og ledelsen har stærke holdninger til, og på samme tid er det ofte processer, som medarbejderne, i samarbejde med de frivillige, skal udføre.
I de processer er det vigtigt for medarbejderne at være tydelige omkring, hvornår og hvordan de frivillige involveres.

Når man involverer og inddrager, er det vigtig, at man er bevidst om, hvordan man involverer og inddrager, og hvad de inddragede kan få indflydelse på. Noget af det værste, man kan gøre, er at inddrage uden reelt at have til hensigt at bruge de input, man får til noget.

Opstil en tydelig ramme eller nogle tydelige betingelser for inddragelsen

Hvis formålet og rammen i processen er uklart udstukket, kan det skabe bekymringer hos de ansatte, som skal udføre den. De ansatte kan opleve at stå i et krydspres mellem ledelsen og de frivillige eller i en loyalitetskonflikt. Jo mere uklart vi stiller en opgave, desto mere rolleuklarhed, og rolleuklarhed er en næsten sikker kilde til tidspres.

I en strategiproces skal man derfor gøre sig klart, om man reelt ønsker at ens frivillige og/eller ansatte bliver inddraget i hvilken retning strategien skal have, eller om de i stedet skal inddrages i, hvordan strategien skal understøtte en allerede fast defineret retning.

Typisk vil hovedbestyrelsen og en ledelse have besluttet sig for en retning. Ex. kunne et vigtigt element i strategien være et mål om, at organisationen skal lave arrangementer i hele landet. Hvis dette mål ikke er til forhandling, så vær tydelig omkring dette overfor de frivillige. Italesæt også at de frivillige i stedet ex. skal inddrages i at finde ud af, hvordan organisationen når ud med sine arrangementer i hele landet, eller skaber den værdi, de mener, det at være tilgængeligt i hele landet repræsenterer.

Ved ikke bare at hoppe ombord i en strategiproces, som er bestilt af hovedbestyrelsen eller ledelsen, men lige gøre et forarbejde, hvor man nøje definerer, hvem der kan og skal inddrages i en proces og hvornår, værner man mod rolleuklarhed, tidspres hos både frivillige og medarbejdere.