Af Lasse F. Petersen, konsulent i Ingerfair
Ledelse er ikke venstrehåndsarbejde, men kræver øvelse, uddannelse og evnen til at reflektere over egen praksis. Det er nogle af de ting, jeg har erfaret igennem de sidste 16 år som leder i den frivillige verden.
Mine ledelseserfaringer har jeg fra at have været projektleder i forskellige projekter – ofte inden for kultur og idræt – og fra formandsposter i bestyrelser. Her har jeg arbejdet sammen med frivillige, der skulle holdes til ilden via praksisnær motivation og guides i den rigtige retning med synlig ledelse.
Mit største projekt til dato, er helt klart ”Klub Frivillig” i Skævinge med over 300 frivillige, der laver arrangementer og events i hele Hillerød Kommune. Der har jeg lige fra begyndelse, for 5 år siden, været formand og fulgt udviklingen fra at male træskur og kridte baner i fodboldklubben, til nu at afholde byfester og koncerter med 3000 deltagere, sammen med alle foreningerne i byen.
Frivillige, der forlader en forening pga. dårlig ledelse og mistrivsel, er ikke gode ambassadører og kan være årsagen til, at der ikke kommer nye frivillige til foreningen
I de 16 år jeg har været leder af frivillige, har jeg set, hvordan dårlig ledelse kan påvirker frivillige på forskellige måder, og dårlig ledelse kommer i mange former.
Dårlig ledelse er, når lederen har en “dårlig dag”, og der derfor træffes forkerte beslutninger, bliver sagt ting man ikke mener, og lederens opførsel kan være upassende. Disse episoder kan undskyldes og fortrydes, men resultatet af lederens dårlige dag ses hurtigt. Forsvinder den frivillige fra organisationen, eller bliver lederen tilgivet?
Men dårlig ledelse er også manglende opfølgning på aftaler, ingen forventningsafstemning med nye frivillige, at man ikke møder til tiden (eller slet ikke at dukke op) samt manglende struktur og retning for foreningen.
Dårlig ledelse kan forekommer over en kortere periode, hvor de frivillige lever med situationen i håbet om, at det ændre sig på sigt. Men sker der ingen forandring, vil de frivillige reagere på det. De fleste vil begynde at kopiere lederens dårlige vaner, som at møde for sent, overskride deadlines, arbejde i en anden retning end de øvrige frivillige etc. Ved længervarende perioder med dårlig ledelse, vil man ikke kun se manglende motivation hos de frivillige, der vil også opstå mistrivsel blandt de frivillige, og de vil i sidste ende helt forlade foreningen.
Frivillige, der forlader en forening pga. dårlig ledelse og mistrivsel, er ikke gode ambassadører og kan være årsagen til, at der ikke kommer nye frivillige til foreningen.
Praksisnære redskaber til god ledelse
Som alle andre mennesker er heller ikke frivillige ens, og de skal derfor behandles og ledes forskelligt. Som leder kræver det hårdt arbejde og struktur, men det kræver også, at man kender dem, man skal lede. Men med gode rutiner og sunde holdninger kan ”god ledelse” sagtens læres og implementeres i foreningen.
God ledelse er en kultur, man bygger op over tid, og som smitter af på andre frivillige og ledere i foreningen. Resultatet af arbejdet med ledelse, vil kunne ses og måles på de frivilliges motivation og fastholdelse. Har I i jeres forening i dag frivillige, som opfylder deres opgaver, virker motiveret og har været med i lang tid, så er det helt klar et sundhedstegn og et vink med en vognstang om, at I har styr på ledelse af frivillige i jeres forening.
De praksisnære redskaber og rutiner til god ledelse:
Selvindsigt. Be the kind of leader you would follow. Trods det amerikanske udtryk, syntes jeg, det giver god mening. Led de frivillige, som du selv gerne vil ledes. Se dig selv i spejlet og beskriv hvordan en god leder er.
De egenskaber jeg selv lægger vægt på og gør alt for at overholde i mit lederarbejde er; ærlighed, troværdig, retfærdig og kærlig. Erkend din styrker og svagheder og være ærlig omkring dem.
Forventningsafstemning. Ved første møde med en ny frivillig, eller ved en samtale inden den frivillige starter på nye opgaver, begynder forventningsafstemning. Dette er et vigtigt skridt i at blive enige om omfanget af opgaven og de deadlines, der følger med. Skriv ned, hvad der bliver aftalt, så både lederen og den frivillige har noget på skrift, til hvis noget går skævt i opgaven. Det betyder ikke noget om opgaven er stor eller lille, forventningsafstemningen bør afholdes hver gang.
Onboarding. Den gode modtagelse er alt afgørende for den frivilliges første periode i foreningen. Derfor er det vigtigt, at den frivillige får et klart indtryk af, at der er en plan med, at de indtræder som frivillige i netop denne forening. Introducer dem gerne til hele foreningen. Vis dem fysisk alle lokaliteter (også selvom de ikke skal bruge dem), giv dem en mentor, som de kan hægte sig på i starten og forklar dem konkret, hvordan opstarten kommer til at se ud. Selvfølgelig er den nye frivillige nervøs og spændt på sine nye opgaver, men har man styr på sin onboarding, vil dette forplante sig til den frivillige, der vil føle sig tryg i sin nye rolle.
1 til 1 samtaler (FUS). For at fastholde motiveret frivillige og for hele tiden at have en fornemmelse af stemningen i foreningen, kan 1 til 1 samtaler være et godt redskab. En samtale kun mellem lederen og den frivillige, med emner som; hvordan går du og har det, hvad er udviklingen i dit projekt, det vi aftale sidst var…, og meget andet. Det må gerne være en samtale, hvor der også bliver snakket om private ting, da de også kan have stor indflydelse på den frivilliges motivation.
De fleste ledere jeg taler med siger, at der er en stor gevinst ved afholdelse af disse samtaler, men de får desværre bare sjældent afholdt dem. Undskyldningen er som regel, at andre ting bliver prioriteret højere, men jeg kan kun anbefale at få planlagt og prioriteret disse møder.
Fællesskabs orienteret arrangementer. I en travl hverdag glemmer vi hyggen. Tit kommer jeg også selv til at udskyde sociale arrangement i mine foreninger til, “når der er bedre tid”. For dagsorden på ex. bestyrelsesmøder skal følges og kan ikke udsættes, men det kan sociale arrangementer godt. Sådan tænker vi i hvert fald, men det er slet ikke sundt, altid at tilsidesætte det sociale blandt sine frivillige. Vi skal huske hyggen og anerkende, at mange begynder som frivillige i foreningen pga. “sagen”, men fastholdes på baggrund af det sociale netværk, som den frivillige opbygger i foreningen. Så at afholde små og store arrangementer kun for at dyrker det sociale og fællesskabet, er med til at fastholde frivillige og øge trivslen i hele foreningen.
Distanceledelse. Hvad gør vi, når vi ikke ser de frivillige dagligt?
Nogen af jer, sidder nok nu og siger; ”jamen, jeg har 200 frivillige fordelt over hele landet, hvilket gør det vanskeligt ex. at afholde 1 til 1 samtaler og sociale arrangementer”. Og ja, fysiske møder kan være en udfordring, når man opholder sig langt fra hinanden, men 1 til 1 samtaler kan sagtens holdes online, og man kan også mødes til sociale arrangementer online. Så brug redskaberne, jeg har nævnt, men det er jer, der kender jeres forening og frivillige bedst, og derfor jer selv, der bedst kan se, hvilke redskaber der giver mening for jer at benytte.
Husk, at dårlig ledelse er lig med dårlig trivsel og at god ledelse giver motiveret og tilfredse frivillige, som bliver i foreningen i lang tid.
Vil du gerne lære med om, hvordan du bliver en endnu bedre leder for dine frivillige, så tilmeld dig kurset; Ledelse af frivillige. Der er opstart på kurset d. 11. september ´23 i København og d. 12. marts ´24 i Aarhus.
