Af Lasse F. Petersen, konsulent i Ingerfair.

Måske I har prøvet det… Alt er gjort klar; ideen er udviklet, handlingsplanerne er skrevet, målet er sat og det eneste, der mangler er nogle frivillige til at løfte opgaven. Men ingen tager ansvaret…

Det er meget frustrerende at stå i en situation, hvor du føler du har gjort alt klar for de frivillige og de ”blot” skal udføre det, som du har fremlagt for dem, men alligevel er der ingen der tager teten. Denne situation står mange ledere i til dagligt og jeg har også selv oplevet det fra tid til anden. Men hvad gør vi egentligt ved det? Fortsætter vi som vi plejer, eller kan vi ændre noget i processen?

 

Uddelegering, følgeskab og ambitioner:

Ovenstående tre ord har jeg arbejdet med siden jeg blev formand i en alder af 24 år. I de første mange måneder løb jeg med 200 km/t og lavede alle de fede ting. Udviklede nye koncepter, lavede nye kurser, organisationsdiagrammer, events og meget andet, for at sætte skub i nogle ting. Bestyrelsen var begejstret for engagementet og vi havde nogle rigtig gode snakke om fremtiden og hvad vi ellers kunne sætte i gang. Udfordringen var blot, at det kun var mig der løb. De andre gjorde det de plejede (som også var godt), men løftede ikke de nye opgaver som aftalt.

#1 Uddelegering:

Som en frustreret ung mand nu kan, trodsede jeg den siddende bestyrelse (50-60 årige mænd) og forklarede dem, at hvis vi ville se udvikling skulle vi også have arbejdshandskerne på. Vi blev derfor enige om 2 ting:

• Vi skulle uddelegere opgaverne til andre end bestyrelsen
• Bestyrelsen skulle igennem en udskiftning, hvor vi dog beholdte ”det grå guld” i udvalgsarbejdet.

Jeg havde nu mulighed for at bygge en ny bestyrelse op med yngre kræfter, som så samme potentiale som jeg. Her dukkede den næste udfordring op. De unge (som mig selv), vil have indflydelse og medbestemmelse. På den hårde måde lærte jeg at uddelegere, give slip og lytte med begge mine øre til de frivillige.

I dag gør jeg det samme, dog mere organiseret. Rent praktisk gennemgår jeg følgende punkter, når et nyt projekt skal i gang:

• Find 4 andre. Kan jeg eller en frivillig med en god ide, skaffe opbakning fra 4 andre, er ideen valid nok til at arbejde videre på.
• Hvilke opgaver kan uddelegeres fra start af til de frivillige, som gerne vil være med?
• Forventningsafstemmer om min og andres roller i arbejdet med projektet. Især om hvor lang tid jeg følger projektet og hvornår projektet er overdraget til andre.

I de fleste tilfælde kan jeg eller andre frivilligkoordinatorer ikke følge projektet til vejs ende, men vi kan hjælpe dem godt på vej og efter, at vi har sluppet det, stadig sørge for at følge op på dem.

#2 Følgeskab:

Et målepunkt for mig er altid følgeskab. Hvis projektet skal have længst mulig levetid, skal der være et stort følgeskab af frivillige. Det kan måles på mange måder:

• Antal frivillige
• Antal deltagere
• Opbakning til nye tiltag
• Og meget andet

I forventningsafstemningen i starten af processen er dette et vigtigt punkt, for den senere afmåling af følgeskab.

#3 Ambitioner:

Kan man overhovedet ”ville noget” med frivilligheden og kan man have ambitioner på andres vegne? Ja, det mener jeg godt man kan (hvem end man så er; forening, organisation, kommune etc.)

Jeg oplever mange frivillige i dag, som elsker høje ambitioner og som arbejder endnu hårdere for, at nå ambitiøse målsætninger. Mine egne erfaringer viser dog, at resultatet er bedst, hvis de frivillige selv har været med til at sætte målene. Det kan være de har fået lov at svare på et spørgeskema om fremtiden, deltaget i et visionsseminar eller blot er blevet spurgt ind til et oplæg som i har udarbejdet. Jo før vi inddrager dem i processen, jo større er muligheden for ejerskab når projektet skal i gang.

Stiler vi efter de høje ambitioner er der helt automatisk også nogle faktorer vi skal have styr på:

• Stiller vi de rigtige faciliteter til rådighed?
• Har vi redskaberne til de frivillige, så de kan løse opgaven?
• Er kompetenceniveauet højt nok blandt ansatte og frivillige?
• Giver vi den rette sparring eller laver den grundige opfølgning?
• Udviser vi selv den nødvendige gejst og lyst omkring projektet?

Nogle af ovenstående faktorer skal være på plads, inden vi svinger om os med store ambitioner. Opfylder vi ikke punkterne, kan vi risikere samme effekt, som vi plejer; ingen tager ansvar.

På mit to go-seminar i København d. 3. december lavede jeg sammen med deltagerne en udførlig liste i punktform, over de faktorer de rent praktisk kunne ændre på til næste gang, de skulle bruge frivillige, der tog ansvar:

• Drop perfekthedskulturen – det er okay selv at fejle og især lade de frivillige fejle.
• Giv slip på opgaverne. Helt slip.
• Skab overblik over hvilke opgaver der kan frigives.
• Dyrk relationen til de frivillige, så I sammen bedre kan vurdere hvilke opgaver der matcher.
• Inddrag de frivillige tidligt i processen – det skaber ejerskab fra start af.
• Inviter dig selv på kaffe (eller hvad I nu drikker) og fortæl ansigt til ansigt, hvor du ser den frivillige henne. En mail, Facebook opslag, plakat eller andet hvor vi søger ”nogen” virker ikke.

Sammen med de frivillige kan alt lade sig gøre.