Af Marie Baad Holdt, chefkonsulent i Ingerfair
I Ingerfair møder vi mange organisationer, der har behov for en hjælpende hånd undervejs i deres projekt. Det er dog typisk først, når projektperioden er ved at løbe ud, at vi bliver kontaktet nemlig med ønske om hjælp til den sidste del af projektet: Forankring på frivillige hænder.
Forankring på frivillige hænder er den foretrukne løsning, når organisationer ikke har en stor pose penge til lønninger, og gerne vil videreføre det projekt, der er søgt penge til. Desværre er der rigtigt mange projekter, som ikke har succes med at blive forankret på frivillige hænder.
Denne artikel handler om, hvorvidt det i det hele taget er muligt at forankre et projekt på frivillige hænder, og hvordan man i så fald gør. For et par år tilbage udviklede vi forankringsmodellen på baggrund af en række interviews med organisationer, der enten havde haft succes eller ikke havde haft succes med at forankre projekter på frivillige hænder. Fokusgruppeinterviewene gav et godt billede af, hvad der skal til, hvis man gerne vil forankre et projekt på frivillige hænder, og hvornår i projektet, man skal have fokus på hvad.
Forankringen ligger i slutfasen
Vi ser ofte, at forankringsprocessen er lagt i slutningen af projektperioden og dermed også i projektplanen. Og netop det er grunden til, at mange projekter ikke lykkedes med at blive forankret på frivillige hænder. Det er nemlig alt alt for sent at tænke på forankring i den sidste del af et projekt.
Skal et projekt succesfuldt forankres på frivillige hænder, så skal det tænkes ind i projektplanen helt fra starten af projektet. Problemet ligger i, at når vi først tænker på forankring i slutfasen, og gerne vil have de frivillige til at tage mere ansvar, så er det oftest nogle andre kompetencer, der skal i spil end dem, de frivillige var rekrutteret på baggrund af. Og naturligt nok er det ikke alle frivillige, der har lyst til at tage en anden rolle end den, de meldte sig til i første omgang.
Forankringens fem faser
Vores undersøgelse omkring forankring af frivillige projekter viste, at de projekter, der formåede at blive forankret på frivillige hænder, alle gennemgik fem faser:
I det følgende gennemgår jeg de fem faser og de mest grundlæggende ting, du skal overveje og have fokus på, hvis du gerne vil nå i mål med forankringen af dit projekt.
Fase 1. Forankringens opstart.
Den første fase er nok den vigtigste fase. Det er her du bl.a. fastsætter, hvad ’forankring på frivillige hænder’ egentlig betyder. Mange projektledere vi taler med, har slet ikke gjort sig tanker om, hvad forankring på frivillige hænder rent faktisk betyder. Er det, når der slet ikke er nogen ansatte, der har tid til og ansvar for at sikre at frivilliggruppen fortsætter, eller betyder det, at de frivillige selv står for det daglige, men at der altid er en backup, de kan ringe til, hvis noget brænder på?
Det er vigtigt, også inden projektansøgningen sendes af sted, at organisationen har gjort sig tanker om, hvor meget tid og ressourcer der er til at videreføre projektet. Det er sjældent, at et projekt eller frivilliggruppe, der er startet af en organisation med succes kan fortsætte helt uden involvering fra hovedorganisationen. For hvad er det, der sker, når vi giver slip?
Min egen erfaring er, at en gruppe af frivillige, der samles om en sag ofte får rigtig mange, og gode, ideer til at udvikle det, der er gruppens formål. Og det er også ganske fint. Nogle gange i hvert fald. Men hvis din organisation får støtte til at lave en speciel aktivitet, f.eks. teselskaber for ensomme ældre, og de selvkørende frivilliggrupper begynder at lave noget helt andet, fordi det lige var det, de havde lyst til, så lever gruppen pludselig ikke længere op til det, der er søgt støtte til. Og det dur (oftest) ikke. Eller også lukker gruppen sig langsomt om sig selv, fordi der ikke var nogen, der havde til opgave at sikre gruppens overlevelse, og det betyder en begrænset levetid for aktiviteten. Og det dur (typisk) heller ikke.
Det er derfor vigtigt, at man i den indledende fase, som omhandler hele planlægningen af projektet definerer, hvad det betyder, at projektet er forankret på frivillige hænder. Det vil altså sige, at forankring af projektet på frivillige hænder skal tænkes ind i projektets mål og delmål, de økonomiske overvejelser, tidsplan, kortlægning af frivilligprofiler (både dem, der er med i starten og dem, der skal videreføre aktiviteten efter projektperioden er slut).
Som en del af denne proces, skal du som minimum stille dig selv disse spørgsmål: Hvad er det for en støtte, den frivillige gruppe kan forvente at få efterfølgende fra hovedorganisationen? Må gruppen gerne lukke sig selv? Må gruppen gerne få et nyt formål? Må gruppen selv bestemme, hvem nye frivillige og modtagere af aktiviteten er? Har gruppen budgetansvar? Hvilke kompetencer skal gruppen have for at køre videre selv?
Fase 2. Plan for den praktiske udmøntning.
I anden fase af forankringsmodellen er du i gang med projektet. Du rekrutterer de frivillige, der er brug for til at få aktiviteten til at køre. Du udvikler kompetencegivende spor, hvis de frivillige gradvist skal klædes på. I den bedste verden sørger du for, at de kompetencer og frivillige, der skal bruges til at føre projektet videre efter end projektperiode, allerede er tænkt med fra start, så du kender deres rolle. Det vil sige, at du i din planlægning af aktiviteten allerede har en plan for hvilke roller og ansvarsområder, der er i gruppen.
For at sikre den succesfulde aktivitet skal du altså starte en gruppe, der så vidt muligt afspejler det, der skal være slutproduktet. Med en selvkørende gruppe, der med den støtte fra hovedorganisationen, som du har defineret i fase 1, er det muligt at nå målet med aktiviteten.
Min erfaring viser dog, at der typisk sker noget andet: Projektlederen starter en gruppe i et givent projekt. Den engagerede medarbejder har en del på spil, man vil jo gerne i mål med projektet, og derfor sætter de sig selv i spil som en del af gruppen. Typisk vil medarbejderen stå for det praktiske, planlægning og administration, mens de frivillige står for selve aktiviteten. Det betyder, at frivilliggruppen bliver lært op til, at der er nogen andre, der klarer det praktiske, mens de kan gå i gang med det, de blev rekrutteret til. Vi ser nemlig her, at projektlederen typisk har lavet en frivilligjobbeskrivelse, der kun omhandler selve aktiviteten og ikke alt det praktiske i organiseringen.
Når så projektperioden er ved at udløbe, forsøger projektlederen at videregive de administrative opgaver, og finder ofte ud af, at ingen af de frivillige lige har lyst til netop de opgaver, og dermed bliver det svært at forankre projektet på frivillige hænder. Og det er på netop dette tidspunkt, at vi bliver kontaktet for at hjælpe med at ’motivere de frivillige til at tage de (kedelige) opgaver’. Nogle projektledere løser udfordringen ved at forsøge at rekruttere frivillige, der står for administrationen, men min erfaring er, at disse frivillige har meget svært ved at finde en plads i den allerede fasttømrede gruppe.
Fase 3. Styring af forankringsprocessen undervejs.
Fase 3 handler om at sikre, at den organisering, du har planlagt fra start, rent faktisk også giver mening. Det er her, du justerer og retter til, så gruppen har de kompetencer, der skal til for at fortsætte efterfølgende. Derfor står denne fase på motivation og anerkendelse af den frivillige indsats, samt at du sikrer erfaringsdeling, kompetenceudvikling og overlevering af best practise til nye grupper, der starter i projektet.
Der er her, du er nysgerrig på, hvad der virker og ikke virker. Du undersøger, hvordan det kan være, at to ens grupper opfører sig forskelligt. Er det sammensætningen af de frivillige, opgaverne eller noget helt tredje? De frivillige ved, at du er med i et tidsbegrænset projekt, derfor giver det mening, at du løbende følger op med dem for at finde ud af, hvad de mener, er den bedste måde at fortsætte på og hvad de har behov for, for at kunne lykkedes med projektet.
Fase 4. Indsatsperiodens budget udløber.
Har du gjort dit arbejde godt i de tre indledende faser, forløber denne fase uden problemer. Det er her, dine observationer og justeringer rulles ud, hvis de ikke er blevet det løbende, så du står tilbage med en eller flere frivilliggrupper, der er rustet til at fortsætte på den måde, som du har beskrevet i fase 1.
Det betyder også, at frivilliggruppen ved, hvilken støtte der er mulighed for at få fremadrettet og hvilke opgaver, der evt. bliver varetaget af hovedorganisationen.
Fase 5. Succesfuld forankring.
Den afsluttende fase er der, hvor gruppen eller aktiviteten fortsætter på den måde, du har planlagt fra start. De klarer selv dagligdagen og får kun hjælp fra hovedorganisationen til det, der allerede er aftalt. Når alt går, som det skal. For vi skal jo lige huske, at det ikke er maskiner, vi har ansat, men mennesker, der er styret af deres motivation og interesser, og som derfor sagtens kunne få lyst til at gå en anden retning eller til en anden organisation. Og det kan man desværre ikke garderer sig mod i en forankringsproces.
Derfor er det min vurdering, at en gruppe eller aktivitet, der skal forankres på frivillige hænder, og som f.eks. skal leve op til at følge organisationens værdier og mål ikke kan blive en, man helt kan slippe. Der er altid nogle tråde, der fører ind til hovedorganisationen, som der skal være en, der har ansvaret for at holde i. Om det så er en frivillig eller ansat – det er en anden snak.
Planlæg din forankring
Skal du forankre et projekt på frivillige hænder, skal du altså i gang med at planlægge det helt fra start. Jeg taler af bitter erfaring, når jeg siger, at det er svært, hvis du selv allerede tager en stor del af opgaverne. Det kan lade sig gøre, men det er svært, og du kan ikke forvente, at der er nogen i den eksisterende frivilliggruppe, der har tid eller lyst til at påtage sig ekstra. Og det er ikke deres problem. Det er dit.
Det var den situation jeg selv stod i som ny førstegangs-frivilligkoordinator for mange år siden og vidste, ’at det her holder slet ikke’. Så mens det tog mig meget lang tid at få viklet mig selv ud af planlægningsopgaverne, kunne jeg samtidig lave en forankringsplan til de nye grupper, jeg startede. Og de nye grupper fik ikke lov til at starte uden, at der var en frivillig tovholder på plads i gruppen. Man lærer jo heldigvis oftest af sine egen fejl!
Står du i samme situation og har brug for sparring på, hvordan du kan forankre dit projekt på frivillige hænder, så skriv til mig, så kan vi tage en uforpligtigende snak om mulighederne for et kortere eller længere sparringsforløb.
