Af Frederik C. Boll, direktør i Ingerfair

Når jeg kigger på de opgaver, vi løste i første halvår af 2017, så handler ca. 2 ud af 3 på den en eller anden måde om rekruttering af frivillige. Det være sig som workshops om at ’få de unge med’, foredrag om udviklingen i frivilligheden, sparringsforløb med medarbejdere eller udarbejdelse af rekrutteringsplaner for foreninger.

Rekruttering er og har altid været et vigtigt tema. Det er ofte ret centralt i en frivilligkoordinators arbejde, men ofte har vi ikke tiden til at lave en gennemarbejdet plan for, hvornår vi rekrutterer, hvem vi rekrutterer, og hvad vi rekrutterer til.

Rekruttering af frivillige ender ofte som brandslukningsarbejde. Noget vi kommer i tanke om, når det er for sent. Når vi mangler de frivillige. Eller også tager vi bare imod alle, der henvender sig med et godt hjerte og lysten til at bidrage.

 

Derfor er rekruttering ikke bare rekruttering!

Men vores tilgang til rekruttering af frivillige bør være en helt anderledes! Den skal være strategisk. Den skal være planlagt.

Det skal den, fordi tilgangen af nye frivillige har en kæmpe påvirkning på foreningen eller organisationen. Herunder er nogle af de områder, som rekruttering af frivillige påvirker i din organisation eller forening:

Flere frivillige betyder nye dynamikker i frivilliggrupperne. Fordi nye frivillige kommer med nye ideer, udfordrer magtstrukturerne i gruppen eller stiller spørgsmålstegn ved, hvorfor tingene gøres, som de nu engang bliver gjort. Strategisk rekruttering af nye frivillige kræver derfor, at du ved, hvordan foreningen, gruppen eller lokalafdelingen arbejder for at gøre nye frivillige til en del af fællesskabet.

 

Du kan tælle det i kroner og øre

Det kan godt være, du ikke umiddelbart tænker, at det koster noget at øge antallet af frivillige, men det gør det! Min erfaring er, at en typisk frivillig om året får en anerkendelse i form af en middag, en biografbillet, T-shirt, blomster e.l.. En typisk frivillig får også tilsvarende en kursusdag og ofte deres transportudgifter dækket samt forplejning til møder.

Min tommelfingerregel er, at en frivillig koster organisationen mellem 750-1.000 kr. om året. Oveni dette kommer kontorhold, ansattes arbejdstimer og øvrig administration. Det kan naturligvis virke omsonst, hvis du bare skal ud og finde én ny frivillig. Men én bliver hurtigt til flere!

 

Flere frivillige. Flere ledere?

Det er ikke bare et spørgsmål om økonomi. Ofte vækster lidt større foreninger og organisationer med 10-20 frivillige om måneden, når de øger rekrutteringsindsatsen. Men er organiseringen af frivillige gearet til så stor en tilgang af nye frivillige?

Som tommelfingerregel kan en frivilligleder være leder for omkring 20 frivillige. I Ingerfair tror vi på, at det stærkeste motivationsredskab i lederens værktøjskasse er at lede dine frivillige, som de gerne vil ledes. Det kræver, at lederen kender sine frivillige nogenlunde godt, og derfor skal en leder helst ikke være leder for mere end 20 frivillige. At disse frivillige så kan have andre frivillige under sig, er noget andet.

 

Tjek lige op på forholdet mellem frivillige og ansatte

Det er ikke kun i kommunerne, at ansatte kan føle deres ansættelse truet af tilgangen af flere frivillige. Det gælder også i foreninger, kirken og andre frivillige organisationer. Hvis en bestyrelse pludselig beslutter, at bygge et frivilligdrevet sekretariat omkring den ansatte sekretariatsleder, så kan det skabe nervøsitet omkring ansættelsesforhold.

Det samme gælder naturligvis medarbejdere på et plejecenter eller i en kirke, som kan opleve, at frivillige bare kommer og gør alt det sjove. Rekruttering af frivillige handler således også om at gå i dialog med relevante kolleger, så I kan tale om forventninger og bekymringer.

 

Få styr på kommunikation

Nøgleordet i rekruttering er kommunikation. Der er selvfølgelig den eksterne kommunikation i forbindelse med rekrutteringsindsatsen, og der er den interne kommunikation med din ledelse og dine kolleger i forhold til de ovenstående fire tematikker. Men der er også den kommunikation nye frivillige har brug for. Og min erfaring er, at de første 30 dage er afgørende.

Typisk siger en ny frivillig ’ja’ ca. 21 dage før deres første arbejde/møde. I de tre uger skal den nye frivillige kontaktes mindst 2 gange pr. telefon eller mail. Bare et ’tak’ for dit engagement, lidt om arbejdet og hvad de skal forvente. Efter den første dag skal de kontaktes pr. telefon eller mail og have muligheden for at vende deres oplevelse med nogen.

 

Strategisk rekruttering af frivillige – ja, det tager tid, men det sparker røv!

Det er en frivilligkoordinators fornemmeste opgave at tænke strategisk og systematisk i sit arbejde med frivillige. Samtidig skal hun eller han forstå organisationens kultur og kontekst samt de strategiske prioriteringer og tilgængelige ressourcer, som er vigtige for frivillighedsområdet. Rekruttering af frivillige er blot ét ud af flere arbejdsområder, som en frivilligkoordinator har. Det tager tid at udarbejde en rekrutteringsplan, som er strategisk, og ikke bare brandslukning eller ’alle er velkommen til en hver tid’ planen. Herunder følger to væsentlige refleksioner i din rekrutteringsstrategi:

 

#1 Hvilke frivilligroller forsøger vi at bemande og hvorfor?

Det første spørgsmål er naturligvis, hvilke mål din organisation har, som frivillige er med til at nå. Dernæst skal dette brydes ned til arbejdsopgaver, og herefter skal disse samles i frivilligroller, som der rekrutteres til.

Én frivillig kan bemande flere frivilligroller, og det er en meget vigtig pointe, at målet med en rekrutteringsindsats ikke nødvendigvis er et bestemt antal frivillige, men i stedet at en række opgaver bliver udført.

I din strategiske rekruttering af frivillige bør du starte med din organisations formål og strategiske målsætninger. Herefter skal du bryde disse ned i meningsfulde aktiviteter (altså dem, der når målene direkte eller indirekte) og til sidst lave dine frivilligroller.

 

#2 Er alle lige gode?

Det kan være et sprængfarligt emne at bringe på banen i en workshop, men i Ingerfair gør vi det ofte. Vi spørger, om nu alle frivillige er lige gode? Det typiske svar er, at alle frivillige er velkomne, og at de frivillige, der ikke lige kan finde ud af den pågældende opgave, kan blive tilbudt et andet engagement i en anden opgave. Det svar, som mange ikke tør sige højt, er, at ikke alle passer ind i organisationen eller til opgaven. Men det er jo ofte ret åbenlyst, at en pågældende frivillige ikke passer ind.

I strategisk rekruttering af frivillige bør du gøre dig overvejelser om, hvem eller hvilke målgrupper, der passer bedst til den frivilligrolle, som du har på bedding. Du skal, med andre ord, udarbejde profiler på dine frivillige. Det betyder, at du ved, hvilken type person du gerne vil have fast i, og hvordan du kan komme i kontakt med vedkommende.

 

Det er fedt at være frivilligkoordinator – også selvom det er svært

 

Anbefalede bøger:

I denne artikel har jeg givet en række anvisninger til, hvordan du arbejder strategisk. I følgende bøger kan du hente inspiration til yderligere workshopguider eller viden om emnet.

• Hvis du mener, gruppedynamik og ledelse af frivillige er spændende, så køb “Sådan leder du frivillige”
• Hvis du synes, forholdet mellem ansatte og frivillige eller de strategiske linjer i frivilligheden udfordrer dig, så køb “Sådan skriver du frivilligstrategier og frivilligpolitikker, der virker”
• Hvis du synes, rekruttering er svært, så skal du have fat i “Frivilligkoordinering – hvorfor og hvordan?” Det er fagbogen om arbejdet med frivillige, som bl.a. giver dig modeller og tilgange til organisering, rekruttering, fastholdelse og ledelse af frivillige, eller du skal læse ”Sådan rekrutterer du frivillige”.