Af Marie B. Holdt, chefkonsulent i Ingerfair
En frivilliggruppe i en organisation er et af de få steder, hvor du har mulighed for at møde Veteranerne, Baby Boomers, Generation X, Y og Z på en og samme gang. Dette er et interessant, men ikke altid konfliktløst, møde. For når de fem ’generationer[1]’ er engageret om samme sag, opstår der ofte uoverensstemmelser eller misforstået hensynstagen. Noget du som leder skal have fokus på, hvis du ønsker en gruppe, der arbejder sammen om sagen. I denne artikel får du input til, hvordan du leder fem generationer i samme frivilligaktivitet.
Først og fremmest skal vi huske, at vi alle er forskellige, og vi alle har hver vores personlighed. Men afhængigt af hvornår du er født, har verden, som den var i den periode, påvirket din ’generation’ og formet den måde, du er på. Med forståelse for de forskelligheder, styrker og værdier, der kendetegner de forskellige generationer, kan du styrke samarbejdet og undgå et generationskløft, der i værste fald ser de frivillige forlade organisationen.
Generationssamarbejde i den frivillige verden
Kort (og groft) sagt er min erfaring at Veteraner ønsker detaljerede instrukser og vejledning. Baby Boomers fungerer bedst i teams, foretrækker møder og beder om hjælp, når der er brug for det. Generation X er uafhængige, robuste og fleksible. De arbejder bedst, når de har redskaberne til selv at arbejde for at nå målet. Generation Y reagerer godt på den struktur, de udfordringer og coaching, de møder i organisationen og ligesom Baby Boomers, arbejder de godt i teams. Generation Z forventer at blive inddraget og lyttet til, de er oplyste og kritiske, har adgang til verden og er vant til at bruge deres netværk.
Denne artikel er skrevet på baggrund af mit arbejde (lønnet og ulønnet) med frivillige i alderen 18-95 år gennem de sidst 15 år. Både som frivillig træner og leder af et hold Samaritans (der yder emotionel støtte til folk i krise både telefonisk og ansigt til ansigt), som frivilligkoordinator i Contact the Elderly, som underviser og til bestyrelsesmøder i diverse organisationer i England og Danmark har jeg, på en og samme tid, været i lokale med alle fem generationer.
Generationernes forskelligheder
Generationernes forskelligheder er formet af den tidsperiode, de enkelte generationer er født i. Jo mere du ved om dem, des lettere bliver det at lede dem. Herunder en kort skitsering af de fem generationer.[2]
Veteranerne (1925-1945) foretrækker detaljeret vejledning og instrukser. De følger dine vejledninger til punkt og prikke, og stiller ikke spørgsmål. I den frivillige verden er det dem, der planlægger deres liv omkring deres frivillighed. Det er nemlig vigtigt at holde, hvad man lover og ikke skuffe nogen.
Det er en generation, der forholdsvist sent er blevet introduceret til IT-verden (mange var gået på pension, før det var almindeligt at have computer på arbejdspladsen), og mens mange har omfavnet den, er der også mange, der er utrygge ved den nye teknologi. For ikke at skuffe dig og sig selv, vælger de ofte ikke at tage del i aktiviteter, hvor IT er involveret.
Baby Boomers (1946-1960) arbejder bedst i teams og motiveres af fællesmøder, hvor tingene bliver diskuteret. Det er en generation, der blev forkælet i efterkrigstiden, og som er vokset op uden at mangle noget. De er kreative, selvbevidste og krævende, og går gerne imod systemet, hvis de er uenige i tingene, som de er. Denne generation af livsnydere er meget aktiv i forhold til Veteranerne, og betegnes ofte som de ’travle pensionister’, og skal have tid til rejser, golf, hobbier, motion, venner, familie mm. Det frivillige engagement er vigtigt, især fællesskabet omkring det, og passes ind i den allerede travle kalender, men med forbehold for at de andre aktiviteter også skal passes. Det er den største generation, vi har, og den generation der er eller er ved at gå på pension.
Generation X (1961-1975) er en generation, der arbejder hårdt, går op i karrieren og elsker målbar succes. De er uafhængige, robuste og fleksible. De arbejder bedst, når de får redskaberne til at nå resultaterne selv. De er familiemennesker og er blevet forældre i en sen alder. Deres børn bliver inddraget, lyttet til og leget med og deres frivillige engagement er ofte stærk knyttet til deres børn. Ofte vil de fravælge frivilligt engagement, hvis de ikke kan tage deres børn med, eller hvis aktiviteter eller møder ligger i tidsperioder, der ikke er hensigtsmæssige i forhold til deres daglige rutiner. Men er der aktiviteter, der giver dem mulighed for at inddrage deres børn – gerne noget, hvor de kan lære deres børn om natur, økologi eller medmenneskelighed – gør de gerne det.
Generation Y (1976-1990) er krævende og forkælet og ønsker at sætte deres helt unikke aftryk i verdenen. De er generationen, der er vokset op med sociale medier, de blogger og tager billeder af deres eget liv, som de deler uden bekymring. De er åbne, forandringsparate, nysgerrige og vil ændre på noget. De er drevet af lyst og passion, og kræver det af deres job. De engagerer sig personligt, og skal altid kunne se en mening med det, de laver, ellers går de igen. De ønsker handling og ikke snak, og deler og lytter meget til deres venner. De er altid online, hvor de er vant til at ’like’ og dele alt, og søger mulighed for dette både i arbejdet og deres frivillige engagement. De går op i personlig udvikling og tror på, de selv kan skabe deres fremtid. Derfor vælger de deres frivillige engagement efter, hvor de kan se eget aftryk blive udviklet, og som giver mening på et dybere plan. Det er en generation, der arbejder godt i teams, kan lide udfordringer og ønsker at blive coachet i den rigtige retning.
Generation Z (1991-2005) ønsker fælleskab, har en global forståelse, er fornuftsmennesker og er opvokset med IT, men søger i stedet den personlige relation. De kender ikke til livet før mobiltelefonen, og betragter et liv uden cyberspace som ren stenalder. Denne generation er vant til at blive lyttet til, de er blevet talt til som miniatureversioner af voksne, og det forventes af dem, at de har den samme dømmekraft, selvkontrol og evne til at ræsonnere, som ellers tidligere forventedes at indtræffe sent i teenagealderen eller i 20’erne. Der er ingen tvivl om, at Z’erne vokser op i en verden, hvor de har mere magt og flere muligheder end børn fra tidligere generationer. Derfor skal vi forvente en generation af frivillige, der ønsker medindflydelse og forventer at blive taget med på råd, når nye tiltag drøftes.
Beskrivelserne af arketyperne giver en fornemmelse af, at der er forskellige ting på spil, forskellige ting der lægges vægt på og forskellige måder, de enkelte generationer gerne vil ledes på og snakkes til. Det gælder i alle aspekter af det frivillige arbejde.
Fem generationer i et rum
I min Samaritans frivilliggruppe i England mødte jeg, fordelt på 15 frivillige, således alle fem generationer. På en gang og i samme rum. Deriblandt var Veteranen Rachel på 81, Baby Boomer Roy på 62, Gen X’en Sally på 46, Gen Y’en Magnus på 30 og, yngste skud i gruppen Andrew, Gen Z’en på blot 22.
På trods af at alle Samaritans frivillige gennemgår samme 6-ugers træning, adskilte de fem generationer sig markant i forhold til den måde, de foretrak at modtage træning, blive kommunikeret til, blive anerkendt og min ledelse generelt. Det var udfordrende, især når træningsforløb og opfølgende træning skal følges, nye tiltag skal kommunikeres ud, regler følges ift. den støtte, der blev givet til ’brugerne’ af Samaritans, samtidig med at telefoner og dørklokke ringer. For det hele handlede naturligvis om brugerne, som ofte var i umiddelbar krise, og som havde brug for en rolig stemme og samme professionelle behandling lige meget hvilken afdeling af den nationale organisation, de kontaktede.
Generationernes forventninger til træning
Vi skal kunne mestre forskellige læringsstile for at møde de forventninger og behov, de forskellige generationer har. Veteranerne og Baby Boomerne kan godt lide den traditionelle klasseundervisning, men føler ofte ubehag ved rollespil, små grupper og træning, der går for tæt på egen personlighed. De kræver konstant feedback, hvis de bliver givet mere selvstyrende træning. Generation X, Y og Z ønsker mere interaktion, hvis det er klasseundervisning, foretrækker computerbaseret eller videotræning og instruktioner, de kan følge i eget tempo.
Samaritanstræningen, der består af korte oplæg og mange rollespil, ofte i store rundkredse, var specielt udfordrende for Veteranen Rachel. Baby Boomer Roy følte sig også usikker, og brød sig ikke om den personlige umiddelbare feedback foran hele gruppen, som blev praktiseret på alle træningsforløb. For begge var det absolut nødvendigt at give detaljeret feedback, og ofte følge op i pausen, for at sikre de ikke tog feedbacken personligt. Gen X Sally, Gen Y Magnus og Gen Z Andrew var mere komfortable med denne form for træning og feedback, men specielt Andrew stillede spørgsmål til træning og metode, hvilket i et stramt træningsprogram udfordrede trænergruppen, som ofte måtte ty til ’sådan er det’ og ’den diskutere vi senere’ for at nå det hele.
Som underviser på træningsforløbet var jeg og mine medtrænere meget bevidste om, at vi forsøgte med ’one size fits all’. Det var langt fra optimalt, og vi måtte gøre, hvad vi kunne for at få de egnede gennem træningsforløbet. Men jeg ved, at denne stramme struktur, der var lavet af og til Gen X, men skulle tilpasses alle, gjorde at nogle potentielle frivillige sprang fra tidligt i forløbet, hvilket altid var ærgerligt.
Kommunikationen på tværs af generationer
Generationerne har hver deres måde at foretrække kommunikation fra dig som deres leder: Veteranerne er vant til formalitet – et notat, en personlig samtale eller et telefonopkald. Baby Boomers foretrækker også den personlige kontakt, men har tilpasset sig telefonbeskeder, SMS’er og e-mails. Generation X ønsker den direkte og umiddelbare kontakt som e-mail og SMS bringer, mens Generation Y og Z kommunikerer bedst gennem de sociale medier, så det bliver en del af deres allerede store sociale netværk. Kommunikation gennem sociale medier gør det samtidig lettere for disse generationer at dele og engagere andre hvor nødvendigt.
Med over 400 frivillige havde min Samaritans afdeling en udfordring ift. kommunikation. Når frivillige kom og gik på deres forskellige vagter, var det ikke altid let at finde ud af, hvem der havde fået hvilken information. Derfor blev der brugt alle former for kommunikation muligt: infoskærme i telefonrummet, e-mails til alle frivillige, printet info ved hver telefon og i fællesrummet, samt detaljeret information til mig som leder, så jeg kunne sikre, at alle på min vagt kendte til den nye information. Det var tidskrævende for de få ansatte, men et absolut ’must’, hvis organisationen skulle gøre sig forhåbning om at nå alle frivillige. En udfordring som organisationen, i modsætning til træningsforløbet, formåede at mestre.
Forskellige behov for motivation og anerkendelse
Vi ved, at anerkendelse afhænger af den enkelte frivilliges motivation, men generationernes forskelle påvirker også de frivilliges opfattelse af, om han eller hun bliver anerkendt.
Veteranerne tænker at ’ingen nyheder er gode nyheder’, og forventer besked, når et mål er nået, eller der er noget, de skal forholde sig til. Baby Boomers forventer, at resultaterne bliver anerkendt offentligt og fejret med formelle prisuddelinger, middage, billeder og håndtryk med bestyrelsesmedlemmer. Veteranerne ønsker også denne form for anerkendelse, men ønsker ikke dyrt indkøbte nipsgenstande. Desuden forventer Baby Boomerne, at der er et naturligt hierarki, hvor man langsomt bevæger sig opad. Generation X og Y ønsker øjeblikkelig og kontinuerlig feedback og anerkendelse for at sikre, de er på rette vej mod målet. Generation Y har desuden forventninger om, at der bliver sat høje mål, og når målene nås, at blive anerkendt tilsvarende. Generation Z forventer at blive inddraget i løsningen og at blive taget med på råd hele vejen igennem. Disse generationer, der sætter pris på personlig udvikling, ønsker i højere grad anerkendelse i form af mere ansvar, kurser og anbefalinger.
I telefonrummet vidste jeg, at Veteran Rachel ville sige, hvis hun havde brug for hjælp. Og garvet som hun var, havde hun stort set aldrig brug for det. Derfor var hun let at glemme, så jeg skulle hele tiden huske mig selv på også at debriefe hende, og når jeg gjorde, kunne jeg høre at hun, ligeså vel som de andre, gerne ville snakke seneste kontakt igennem.
Gen Y Magnus og Gen Z Andrew følte sig anerkendt, når de fik mulighed for at snakke alt igennem til mindste detalje, noget, der ofte ikke var tid til. Derfor samledes vi efter vagten og snakkede om stort og småt. Derudover opfordrede jeg de frivillige til at debriefe hinanden efter samtalerne som fungerede som et led i deres egen læring.
Gen X Sally var helt anderledes. Hun foretrak at klare det hele selv. Noget der er svært, når man sidder 15 personer i et 30 m2 rum, og Sally måtte affinde sig med, at jeg lyttede med, rådgav undervejs og debriefede efter samtaler. Dette var en del af min rolle for at sikre kvaliteten i vores arbejde. Jeg vidste, dette var grænseoverskridende for hende og andre af de frivillige, og derfor gjorde jeg et stort nummer ud at vise, at jeg gjorde det ved alle. Det var vigtigt at vise, at det ikke var personligt, at det dels var for at sikre de frivillige var okay efter til tider meget hårde samtaler og dels for at sikre, de frivillige lærte at bruge forskellige samtaleteknikker. Med tiden blev det også en form for læring på tværs af nye og erfarne frivillige, når de kunne lytte med på svære samtaler og den vej igennem lære nye teknikker.
Ledelse af fem generationer frivillige
Du kan ikke ændre på de frivillige og deres forskelligheder, og derfor bliver du nødt til at ændre den måde, du træner, kommunikerer, motiverer og generelt leder de frivillige på.
Når presset øges, bliver det sværere at differentiere sin ledelsesstil. Men jo mere man lærer om de enkelte generationer, jo tydeligere bliver det at ’one size fits all’ ikke er en optimal løsning. Og måske giver denne forståelse forklaringen på, hvorfor det er så svært at få alle i en gruppe til at gøre det, man gerne vil have dem til. Derfor skal du som leder, ud over at styre og begejstre din frivilliggruppe, også give dig tid til at reflektere over din egen ledelsesstil, dine frivillige og deres behov og motivationer, så I sammen når de mål, der er sat.
Det tager tid at arbejde med alle generationer på en gang, men tid der er god at investere i. God fornøjelse med generationsarbejdet!
[1] Generationer i denne sammenhæng betegner de fem arketyper Veteraner, Baby Boomers, Generation X, Y og Z og ikke en familiegeneration, der spænder over en 25-35 år.
[2] Der er mange holdninger til opdelingen af de forskellige generationer. Nogle mener Generation X er fra 1960-1975, andre at den er fra 1961-1974, mens andre igen mener den slutter lidt senere efterfulgt af Generation Y fra 1980’erne. Derfor skal disse årstal (og generationer) tages med forbehold, og selvfølgelig skal vi huske at alle folk er unikke, og ikke alle passer ind i arketyperne. En hurtig Google søgning giver mere information om generationerne.
